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Le riunioni sono morte, meglio i mini-board davanti a una birra (come fanno le startup)

Le startup sono nuove entità commerciali ma anche manageriali. Tutto è nuovo dal modo in cui chi ne fa parte interagisce fino al ruolo dei board meeting. Nel vecchio modello imprenditoriale ne facevano parte i fondatori insieme alle figure chiave dell’impresa ed agli azionisti di maggioranza. Il board cresceva con l’impresa, quindi i membri erano perfettamente a conoscenza del suo passato. Oggi, invece, si cerca sangue nuovo, gente esterna al business che possa offrire un contributo diverso da quello di chi lavora nell’azienda.

Uno dei problemi fondamentali dei nuovi board della startup è comunicare i punti chiave su cui lavorare senza dover spiegare per filo e per segno il passato dell’impresa. Il vecchio modello dei sindaci riuniti intorno ad un tavolo non funziona più, le riunioni diventano troppo lunghe, l’agenda troppo piena e le idee invece di circolare non vengono espresse. Troppa carne al fuoco insomma.

Dalla California arrivano nuove idee su come coinvolgere i membri del board e massimizzare il loro contributo. Tra queste ci sono gli incontri informali davanti ad un bicchiere di birra, in un bar alla moda, con tre o quattro membri del board per volta. Dal 2011 questo è il modello applicato da Mike Sharkey ed i suoi soci, i fratelli Chris e Peter, fondatori di Autopilot, un’impresa che automatizza servizi di marketing.

I risultati sono ottimi. In queste mini riunioni è più semplice spiegare ai membri del board quali sono i problemi da risolvere nel contesto dell’impresa. Chi vi partecipa è più rilassato e si sente meno sotto pressione. E’ anche più semplice chiedere spiegazioni ed interagire con i proprietari.

Seduti davanti ad una birra ghiacciata, circondati da gente che si rilassa, è facile lanciare idee, il cosiddetto brain storming, senza temere di dire qualche assurdità.

In fondo le startup hanno bisogno proprio di questo tipo di suggerimenti.

I mini board meeting informali sembrano anche funzionare dal punto di vista della coesione del gruppo. Dopo aver trascorso diverse ore insieme a bere birra ed a parlare quando ci si incontra tutti insieme nel board meeting ufficiale ci si sente più vicini gli uni agli altri, la sensazione è di condividere un’avventura commerciale unica.

Altro vantaggio degli incontri informali al bar è quello di focalizzare la discussione su i punti cruciali. In fondo il board non ha bisogno di essere messo a conoscenza di tutti i dettagli dell’impresa, questo potrebbe creare confusione. Meglio invece selezionare i temi su cui si cerca la collaborazione del board e lasciare il resto al management.

Naturalmente per funzionare questo modello ha bisogno di un management illuminato, che sia cosciente delle proprie responsabilità e di quelle del board. E’ chiaro infatti che le decisioni importanti vanno prese dal board e non dal management, quindi è bene che quest’ultimo resista alla tentazione di gestire l’impresa da solo lasciando il board nell’ambra del proprio operato.

Essenziale è un rapporto di fiducia reciproco tra board e management.

E’ però chiaro che la decisione riguardo a cosa dire al board e cosa non dire spetta ai proprietari ed al management.

Gli incontri informali svolgono un ruolo importante anche in questo tipo di relazioni. I membri del board, durante gli incontri ufficiali, detestano ricevere notizie a sorpresa dal management. Queste possono essere discusse davanti ad una birra in incontri informali con un numero ristretto di membri per volta. I fratelli Starkey spesso si presentano al bar con una pagina dove riassumono i temi su cui discutere e dove appaiono le notizie inaspettate. A quel punto inizia la discussione.

Avere un board che funziona è fondamentale per tutte le startup, è un elemento chiave per sviluppare nuove idee e trasformarle in qualcosa di concreto. Ma riempire il board di nomi eclatanti non serve a nulla se poi il loro contributo è circoscritto alla loro notorietà. Il board è il cuore dell’impresa, se non pulsa questa non rimane in vita, anche se batte troppo non va bene. Bisogna trovare il giusto ritmo.

 

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